Prioritäten setzen – für mehr Zeit fürs Wesentliche! So erkennst du den Unterschied zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben und lernst zu priorisieren.
Prioritäten setzen – so funktioniert es
Heute soll es an dieser Stelle mal um Zeit gehen. Um das Mehr an Zeit, das wir uns alle wünschen. Für die wesentlichen, die wirklich wichtigen Dinge im Leben. Neben Arbeit, familiären Verpflichtungen und Terminen am sogenannten "Feierabend" bleibt dafür oft nichts übrig. Aber wo anfangen? Wie schafft man es, das Hamsterrad gelegentlich mal zur Seite zu stellen und Momente der Entspannung zu ermöglichen? Mit Prioritäten gelingt das Selbstmanagement.
Die 7 Wege zur Effektivität
Ich bin vor ein paar Monaten auf ein Buch gestoßen, dass sehr interessante Antworten liefert auf die Frage, wie wir effizienter arbeiten können. Denn meistens ist es ja der Job, der die meiste Lebenszeit in Anspruch nimmt. Es heißt "Die 7 Wege zur Effektivität" von Stephen Covey. In sieben Kapiteln stellt Herr Covey Maßnahmen und Methoden vor, die helfen sollen, Schwierigkeiten als Herausforderungen zu begreifen. Covey ist Harvard-Professor und einer der einflussreichsten amerikanischen Vordenker in der Management-Beratung. Es geht ihm vor allem darum, Ansätze zu liefern wie wir die verschiedenen Rollen im Leben ausbalancieren und selbstwirksam handeln können.
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Bild: Caleb George / unsplash.com
Folgende Parabel wird im Buch erzählt:
"Was machen Sie da?" fragt ein Mann den anderen.
"Das sehen sie doch. Ich säge diesen Baum in Stücke,"
"Wie lang sägen Sie denn schon?"
"Seit drei Stunden."
"Oh, da sind Sie aber bestimmt kaputt."
"Ja, ich bin wirklich sehr kaputt!!"
"Aber Ihre Säge ist ja ganz stumpf. Warum schärfen Sie die nicht?"
"Also, Sie sehen doch, wie viel ich noch zu tun habe. Dafür habe ich keine Zeit..."
Ihr versteht, was gemeint ist, oder? Statt pausenlos zu schuften, immer schneller herumzurasen und zu versuchen noch mehr Dinge in immer weniger Zeit zu erledigen, ist es ratsam, gelegentlich mal innezuhalten und die Situation aus der Distanz zu betrachten. Take it SLOW!
Anforderungen mit Gelassenheit meistern
Können die eigenen Fähigkeiten möglicherweise besser eingesetzt werden? Sind dazu unter Umständen wirkungsvollere Tools notwendig? Warum solltet ihr für eure tägliche Arbeit permanent mehr Kraft aufwenden, als eigentlich nötig ist? Nervöses Agieren wirkt bekanntermaßen wenig überzeugend und kaum jemand fühlt sich in der Gegenwart angespannter, permanent gestresster Menschen wohl. Gelassenes, selbstsichere Verhalten – das ist es doch, was die Arbeit angenehm macht und was uns nach außen souverän erscheinen lässt.
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Die eigene Zeit hat Priorität
Meistens aber lassen wir zu, dass am Ende nichts von unserer Zeit übrig bleibt. Wenn ihr daran etwas ändern möchtet, müsst ihr euch selbst Zeitrahmen setzen. Und diese einhalten! Organisiert eure Zeit. Trefft Verabredungen mit euch selbst.
Selbstmanagement statt Zeitmangagement
In vielen Seminaren und Trainings kann man "Zeitmanagement" erlernen. Ich finde den Begriff etwas irreführend, denn es nicht die Zeit ist, die wir managen müssen, sondern uns selbst. Viele unserer Zeitfresser scheinen zunächst unabwendbar, wir fühlen uns ihnen ausgeliefert. Doch versucht mal die Vorstellung beiseite zu schieben, dass ihr Sklaven äußerer Faktoren seid. Findet heraus, wie ihr selbst die Kontrolle übernehmen könnt. Wenn ihr euch selbst gut organisiert, werden sich die äußeren Umstände zu euren Gunsten verändern. Der Terminplan ist nur ein Werkzeug, nicht euer Meister!
In meinen Trainings versuche ich diesen Zusammenhang mit der sogenannten Zeit- oder Selbstmanagement-Matrix zu erklären. Wir ordnen jede unserer Tätigkeiten einem von insgesamt vier Quadranten zu. Diese vier Quadranten entstehen durch die Unterscheidung unserer Aufgaben in DRINGEND und WICHTIG.
Nicht verwechseln: dringende vs. wichtige Dinge!
Auf dringende Dinge müssen wir sofort reagieren. Notsituationen, ein Feuerwehr-Alarm. Aber nicht alle Dinge, die unsere Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen, sind auch wichtig. Oft sind es die Wichtigkeiten Dritter. Lernt, auch mal Nein zu sagen!
Wirklich wichtige Dinge wirken oft langfristiger und sind bedeutend schwerer zu erkennen. Sich ein Leben lang gesund zu ernähren, wäre ein Beispiel für eine wichtige Tätigkeit, die von vielen aber nicht als dringend empfunden wird. Vielen wird das erst bewusst, wenn Sie erkranken. Aus einer wichtigen und nicht dringenden Angelegenheit, wird dann plötzlich eine wichtige und akut dringende. Deswegen: Wichtige Sachen nicht vor euch herschieben! Sonst werden sie irgendwann unangenehm dringend.
Genauso solltet ihr Unnötiges von vornherein von Euch fernhalten. Mein Tipp: Ruhig mal etwas ablehnen, als ständig alles über sich ergehen lassen. Gönnt Euch Pausen!
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Bild: Carle Jean /unsplash.com
Termindruck ist etwas anderes als Zeitdruck!
Selbst mit einem vollen Terminkalender, kann ich mir Zeitsouveränität erarbeiten. Wie? Indem ich priorisiere. Da der Mensch gern den Weg des geringsten Widerstandes wählt, neigen wir oft dazu, dringende und unwichtige Dinge zu erledigen, anstatt uns den wichtigen zuerst zu widmen. Denn dies erfordern oft deutlich mehr Disziplin und Engagement.
Konzentration auf eine Sache!
Multitasking ist ein Mär. Kein Mensch kann sich mit gleicher Intensität und Qualität auf mehrere Dinge gleichzeitig einstellen. Die Arbeit leidet darunter, unser Stress-Level steigt. Wer Wichtigem den Vorrang vor Dringlichem gibt, lebt entspannter. Wenn ihr Prioritäten setzt und die Dinge erst nach Wichtigkeit, dann nach Dringlichkeit zu bearbeiten lernt, werdet ihr nicht länger durch äußere Umstände beherrscht, sondern erschafft euch diese selbst.
Wenn Euch das Thema interessiert und ihr tiefer einsteigen wollt: Stephen R. Covey "Die 7 Wege zur Effektivität" Gabal), 24.90€.
Mareile Braun ist Chefredakteurin von EMOTION Slow und liebt ihr Leben zwischen Gucci und Gummistiefeln. Wenn sie nicht gerade auf Fashion Weeks reist, bummelt sie zuhause gern mit ihrem Esel Pepe durchs Dorf.
Was sie sonst gerade bewegt: Yoga unter freiem Himmel, Tanzabende mit dem Gatten und ihre Workshops als "Slow-Down"-Trainerin.
