Produktiver arbeiten – so klappt's!

Produktiver arbeiten: Wenn der Berg ruft…

Jeder hat seine eigenen Arbeitsmethoden. Je nach Branche und Persönlichkeit hat sich das persönliche nine to five etabliert. Wenn wir aber immer wieder feststellen, dass wir nicht produktiv genug sind und wertvolle Zeit verschenken, indem wir uns mit Kleinigkeiten aufhalten, oder nicht wissen, wie wir uns einer Aufgabe am besten nähern, sollten wir an unserer Herangehensweise arbeiten. 

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1. Multi-Tasking kann keiner! 

Alles gleichzeitig kann nicht gelingen. Einzelne Aufgaben brauchen absolute Konzentration. Single-Tasking! Statt mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, sollten wir sie nacheinander abfeuern. Was hilft sind Listen. Sie schaffen Struktur und geben uns ein gutes Gefühl (so ein Haken hinter einem To-Do schafft es tatsächlich, Glückshormone auszuschütten). Sprints werden diese kurzfristigen Zielsetzungen in agilen Arbeitsstrukturen genannt. So geht's: Ziele definieren und schaffbare To-Do-Listen für den Tag /die Woche erarbeiten. Danach arbeiten wir sie priorisiert ab. Klappt es nicht, gehen wir in die konkrete Analyse: Was hat nicht geklappt und warum? Tipp: Am Anfang mit Mini-Zielen arbeiten.

2. Die 80-20-Regel: Produktiver arbeiten mit dem Paretoprinzip

Das so genannte Paretoprinzip besagt, dass man 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent Einsatz schaffen kann. Wie das funktioniert? Stehen auf unserer To-Do-Liste 10 Punkte, sind beispielsweise zwei von ihnen (20 Prozent) die wichtigsten, die zuerst erledigt werden sollten. Weil die Punkte einen so großen Effekt ausmachen, erzielen sie ein Resultat von 80 Prozent. Ist dann noch Zeit für den Rest, der ein höheres Arbeitsaufkommen mit geringerem Nutzen aufweist, auch hier nochmal knallhart priorisieren.

3. Mach mal Pause! Und zwar regelmäßig…

Damit wir uns den ganzen Tag über optimal konzentrieren können, sollten wir alle 90 Minuten eine kleine Pause einlegen. Nach spätestens vier Stunden Arbeit sollte es eine Pause von 30 Minuten sein. Wer mag, kann sein Zeitmanagement auch mit der Pomodoro-Technik gliedern, die mit kürzeren Intervallen arbeitet: Nach jeder Arbeitseinheit à 25 Minuten folgt eine Pause von 5 Minuten, nach 4 Arbeitseinheiten folgt eine längere Pause von 30 Minuten. Wer digitaler unterwegs ist, arbeitet mit einer App – zum Beispiel "Be Focused", ein Timer, der unseren Arbeitstag in individuell bestimmbare Zeitintervalle festlegt.

4. Ordnung hilft: Schreibtisch aufräumen

Auch wenn wir gerne behaupten, dass wir ein kreatives Chaos brauchen – Studien haben bewiesen, dass Ablenkung Hirnkapazität frisst und ein clean desk unserer Leistung gut tut. Also: Bevor wir ein Großprojekt starten, ordentlich ausmisten. Wenn die Uhr allerdings schon läuft, sollten wir das nicht als willkommenes Ablenkungsmanöver nehmen.

5. "Eat the Frog" oder "Der frühe Vogel fängt den Wurm"

Experten meinen damit, in den Morgenstunden schon die wichtigsten Jobaufträge zu erledigen. Das schafft eine ruhige Basis für den Rest des Tages. Statistisch gesehen erreichen wir vormittags um 10 Uhr unseren Leistungshöhepunkt.

6. Kopfhörer auf? Ruhe-Signale senden

Wer sich gern von einem Kollegenschwätzchen ablenken lässt, die News vom Flurfunk aber gerade eher gegen den Zeitplan arbeiten, sollte Ruhe-Signale senden. Wer nicht unbedingt die "Sorry, ich hab gerade echt keine Zeit"-Keule herausholen will, kann auch mit Kopfhörern das Signal "Bitte nicht stören!" senden.

7. Sendepause!

Wer ständig Mails checkt oder ans Telefon geht, wird immer wieder aus dem Workflow gerissen. Lieber mal eine bewusste Auszeit von der Kommunikation nehmen und einmal in der Stunde die Eingänge überprüfen. Sind dringende Nachrichten zu beantworten, können wir uns eine halbe Stunde dafür Zeit nehmen.

8. Leichter Lunch + gesunde Snacks

Das Mittagessen sollte an schweren Tagen leicht sein. Sonst ist unser Körper zu sehr mit der Verdauung beschäftigt. Energie geben gesunde Snacks (prima für die Schreibtischschublade sind auch kleine Knabbereien für zwischendurch wie Mandeln, Studentenfutter, getrocknetes Obst). Kein Zucker, kein Weißmehl – das treibt unseren Blutzuckerspiegel schnell hoch und macht uns später müde. Nach dem Mittagessen: Ab an die frische Luft und mindestens 20 Minuten spazieren gehen.

9. Social Media Abstinenz

Noch schnell bei Facebook rein, luschern was die Freunde auf Insta treiben und Whatsapp-Nachrichten sofort lesen – das ist in Hochphasen verboten! Zwar kann uns das durchaus inspirieren, aber der Zeitfresser Social Media sollte in die Pausen verbannt und zeitlich limitiert werden.

10. Prima Klima

Regelmäßig lüften und bewegen. In den eingeplanten Pausen unbedingt Sauerstoff ins Büro lassen und vom Schreibtisch aufstehen. Wir haben Übungen, die euch zwischendurch gut tun: Yoga am Arbeitsplatz. 

11. Feierabendritual: den nächsten Tag planen

So vergessen wir nichts, was wir morgen tun müssen und unser Gehirn kann abends besser abschalten. Wir können auch die Kraft des Unterbewusstseins nutzen, uns abends vor dem Einschlafen noch eine Notiz machen, welche Aufgabe wir am nächsten Tag lösen wollen. Spätestens am nächsten Morgen unter der Dusche sprudeln wir dann hoffentlich vor Ideen.

12. Die Nase arbeitet mit

Düfte können unsere Konzentration steigern. Ätherische Öle wie Bergamotte, Zitrone oder Pfefferminze wirken anregend, Rosmarin soll sogar unsere Lernfähigkeit erhöhen und Lavendel kann uns am Ende des Tages langsam herunterholen. Spezielle Duftmischungen ("Leichter lernen" oder "Klarer Kopf" von Primavera) kombinieren die Kraft der Öle.

13. Belohnung planen

Harte Arbeit sollte unbedingt belohnt werden. Die Karotte vor der Nase kann sehr motivierend wirken. Wer sich also am Ende seines Projekts für einen guten Job belohnen will, kann sich schon vorher überlegen, womit. Ein Wochenendtrip, der Saunabesuch, der Cocktailabend mit Freundinnen – was auch immer es ist, es muss einen besonderen Wert haben.