Nutzen Sie Ihre Zeit

Stefanie Mixa

Oft gestresst und eigentlich ständig zu wenig Zeit - wer kennt diese Probleme nicht? Expertin Cordula Nussbaum erklärt, wie Sie möglichst effektiv mit Ihren Stunden umgehen

emotion.de:Warum beschäftigen wir uns alle immer intensiver mit dem Thema Zeitmanagement?

Cordula Nussbaum: Weil die meisten Menschen heutzutage von einem Termin zur nächsten Verpflichtung hetzen. In vielen Firmen verteilt sich, bedingt durch Sparmaßnahmen und Kündigungen, zudem mehr Arbeit auf weniger Schultern. Und auch die ständige Erreichbarkeit setzt uns zusätzlich unter Druck. Wir glauben, das Dilemma lösen zu können, indem wir unsere Verpflichtungen immer enger takten und noch mehr in unsere Tage reinpacken. Wir versuchen die knappe Zeit so gut wie möglich zu nutzen und versprechen uns viel von einem guten Zeitmanagement. Deswegen beschäftigen wir uns eben auch so viel mit dem Thema Zeit.

Gibt es denn einen richtigen Umgang mit Zeit?
Ja, der richtige Umgang mit der Zeit ist Ihre ganz persönliche Sicht der Dinge. Lange predigten uns Experten: Wenn Du akribisch planst und z.B. mit mehrschichtigen Prioritätenlisten arbeitest, dann schaffst Du alles, was Du schaffen willst. Doch solche uniformen Lösungen helfen nicht allen Menschen weiter. Denn je nachdem wo meine Stärken und Talente liegen, brauche ich ganz andere Strategien. Flexible, ideenreiche Menschen oder solche, die in einem dynamischen Umfeld arbeiten brauchen ganz andere Tools als Menschen, die von Natur aus sehr systematisch und analytisch sind.

Kann man diesen richtigen Umgang lernen?
Im ersten Schritt lohnt es sich herauszufinden, wie ich ticke, also wo meine Talente liegen. Im zweiten Schritt hole ich mir dann die Strategien, die meiner Art zu organisieren am besten entsprechen.

Wie kann ich meinen Tagesablauf möglichst effektiv planen?
Achten Sie auf sich und Ihre Art zu arbeiten: sind Sie ein Morgenmensch, der gleich in der Früh viel wegschaffen kann? Dann reservieren Sie sich morgens eine störungsfreie Zeit, in der Sie in Ruhe arbeiten. Brauchen Sie morgens jedoch einige Zeit um warmzulaufen, dann starten Sie ruhig mit einem Plausch oder gemütlichem Email-Checken in den Tag. Lösen Sie sich davon, wie man am besten seine Tage einteilt. Schauen Sie, wie es Ihrer Art am besten entspricht und natürlich wie es Ihr Umfeld zulässt. Ansonsten stressen Sie sich mit ausgeklügelten Plänen, die nur Theorie bleiben.

Nutzen Sie Ihre Zeit

Wie merke ich, dass ich mir zu viel vornehme? Und wie kann ich das ändern?
In der Regel ist es so, dass wir uns alle zu viel vornehmen. Häufig überschätzen wir unsere Leistungsfähigkeit. Hinzu kommt außerdem, dass wir wären wir alleine auf der Welt das Pensum gut schaffen könnten. Doch da tauchen oft gewisse Widrigkeiten auf: Zu spät kommende Kollegen, der defekte Drucker und manchmal auch Kopfschmerzen oder Müdigkeit. Dass Sie sich ständig zu viel vornehmen, stellen Sie sicher daran fest, dass am Ende des Tages häufig noch viele Aufgaben offen sind, die Sie doch heute unbedingt erledigen wollten. Abhilfe gibt es im ersten Schritt, indem Sie nicht mehr so streng mit sich sind. Es geht im Leben und in der Arbeit nicht darum, möglichst viel zu schaffen, sondern die richtigen Dinge zu schaffen.

Alle vorgenommenen Aufgaben erledigen - funktioniert das eigentlich?
Eigentlich nicht. Die meisten Menschen haben ständig mit neuen Herausforderungen zu tun. Das gilt auch für den privaten Alltag. Dabei Verbissen an den eigenen Vorgaben festhalten schafft unnötig Stress und würde Chef oder sogar Kunden verrückt machen. Schließlich geht es darum, das zu tun, was momentan wirklich wichtig ist. Picken Sie sich lieber pro Tag drei Aufgaben heraus, die unbedingt (!) gemacht werden sollen und erhalten Sie sich die Flexibilität, die restlichen Aufgaben in den kommenden Tagen anzugehen.

Mir fällt es schwer, Prioritäten zu setzen. Was kann ich tun?
Je kreativer unser Job ist, desto schwerer fällt uns das. Der Grund: alles was neu reinkommt, ist spannend und damit wichtig. Fragen Sie sich deshalb, wenn Sie unsicher sind: Was bringt es mir, wenn ich diese Aufgabe (heute) erledige? Welche negativen Konsequenzen hat es, wenn ich diese Aufgabe heute nicht erledige? Tue ich gerade etwas Sinnvolles, oder halte ich mich lediglich beschäftigt? Sie werden sehen, mit der Zeit bekommen Sie immer mehr Übung darin, die Rosinen aus der Aufgaben-Flut herauszupicken und den Rest gelassen später zu machen oder zu delegieren.

Trotz vieler Termine Zeit für mich zu haben. Wie kriege ich das hin?
Wir haben meist keine Zeit für uns, weil wir uns die Zeit nicht nehmen. Lieber lassen wir andere Menschen über unsere Zeit bestimmen. Zeit für sich haben Sie, in dem Sie sie sich bewusst nehmen. Schaffen Sie sich Zeit-Inseln in Ihrem Terminkalender und zwar schriftlich und blocken Sie diesen Raum. Somit sehen Sie bei weiteren Anfragen, dass Sie schon verplant sind und können sofort einen Alternativ-Termin vorschlagen. Dass der unverschiebbare Termin Ihre eigene Auszeit ist, müssen Sie nicht verraten.

Wie sieht Ihr persönlicher Umgang mit der Zeit aus?
Ich mache mehrmals pro Tag eine kleine Pause und überlege mit Stift und meinem bunten Aufgaben-Büchlein: Was habe ich heute schon erledigt? Das streiche ich befriedigt durch. Was steht heute noch an, was ich unbedingt machen will, was kann ruhig liegen bleiben? So justiere ich immer wieder nach und kann mich am Abend über ganz viele Aufgaben freuen, die ich erledigt habe.